В нашей компании сотрудники периодически ездят на такси, по всяким нуждам. Как лучше оформить данные, чтобы можно было принять такие расходы для прибыли и не облагать НДФЛ?

Владислав, Москва 20.04.14

Затраты на такси, которые связаны с исполнением сотрудником его трудовых обязанностей, можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК).
Однако, есть письма УФНС по г. Москве от 27.01.2006 N 20-12/5434, Письмо N 20-12/060976, где указано, что оплата проезда на такси, в состав расходов для целей налогообложения прибыли не включается. Но есть, решения судов ФАС Московского округа, где судьи считают, что налогоплательщиком выполнены требования ст. 252 НК РФ. Налогоплательщик правомерно включил в состав расходов затраты на оплату услуг по перевозке работников на такси. Весь автотранспорт предоставлялся только для служебных заданий. Фактов использования такси в непроизводственных целях установлено не было.

Расходы, понесенные организацией на оплату услуг такси, имели непосредственное отношение к ее производственной деятельности, являлись экономически обоснованными и документально подтвержденными; расходы на поездки от станций метро до места работы и обратно обусловлены выполнением работодателем своих обязательств перед работниками (Постановление N КА-А40/2218-09, Постановления ФАС Московского округа от 24.09.2009 N КА-А40/9145-09 и от 21.07.2009 N КА-А40/6429-09).

Значит в любом случае, по таким расходам могут возникнуть претензии налоговой, но они могут быть оспорены в суде, т.к. экономическая оправданность подобных затрат очень уязвима для налогоплательщиков.
Для документального подтверждения расходов необходим договор с организацией предоставляющей услуги такси, он должен предусматривать, что исполнитель представит все необходимые документы: накладные, счета-фактуры, приемосдаточные акты. Также желательно прикладывать следующие документы собственной организации: список поездок по маршрутам (маршрутные листы); дата и время их осуществления; работники предприятия, осуществляющие поездки; цели поездок; размер средств, выделенных на каждую поездку. Обязателен при этом приказ о применении такси для выполнения производственных задач. Перечисленные выше документы при этом можно оформить приложениями к приказу. Строгих форм документов, подтверждающих обоснованность расходов на такси, не предусмотрено